Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine E-Rechnung ist dabei keine einfache PDF-Datei per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format.
Bekannte Formate sind zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Sie können von geeigneten Buchhaltungsprogrammen ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Genau darin liegt der Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung: Die Daten sind nicht nur sichtbar, sondern maschinell verwertbar.
Ab wann Unternehmen E-Rechnungen ausstellen müssen
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028 wird die Pflicht dann auf nahezu alle Unternehmen ausgeweitet. Wer erst kurz vor Ablauf der Frist beginnt, riskiert technische Engpässe, ungeklärte Zuständigkeiten und unnötige Korrekturen in der Buchhaltung.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Empfang ist Pflicht
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Ausstellung ab 800.000 €
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz stellen im B2B-Bereich E-Rechnungen aus.
Pflicht für nahezu alle
Die Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich für nahezu alle Unternehmen.
Warum die E-Rechnung eingeführt wird
Mit der E-Rechnung sollen Geschäftsprozesse digitalisiert, Fehler reduziert und Umsatzsteuerbetrug besser bekämpft werden. Gleichzeitig können Rechnungen schneller verarbeitet, geprüft und archiviert werden.
Für Unternehmen ist das Thema deshalb nicht nur eine technische Pflicht. Es betrifft den Rechnungseingang, die Ausgangsrechnung, die Archivierung, den Zahlungsprozess und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.
Warum Unternehmen jetzt handeln sollten
Wer E-Rechnungen nicht empfangen oder verarbeiten kann, gerät im Alltag schnell unter Druck. Eine per E-Mail versendete PDF-Datei erfüllt künftig grundsätzlich nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Besonders kritisch wird es, wenn Rechnungen zwar ankommen, aber nicht korrekt verarbeitet oder revisionssicher abgelegt werden. Dann entstehen Rückfragen in der Buchhaltung und im schlimmsten Fall Probleme bei einer späteren Prüfung.
- Rechnungssoftware auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
- Eingangsrechnungen und Archivierung digital organisieren
- Zuständigkeiten im Unternehmen festlegen
- Lieferanten und Kunden auf neue Abläufe vorbereiten
Praxisbeispiel: Die Rechnung ist da, aber das System nicht bereit
Ein Handwerksbetrieb erhält im Februar 2027 von einem Lieferanten eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Da das Unternehmen seine Systeme nicht rechtzeitig umgestellt hat, kann die Rechnung weder sauber empfangen noch verarbeitet werden.
Im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung kann dies zu steuerlichen Problemen führen. Im schlimmsten Fall besteht das Risiko, dass der Vorsteuerabzug versagt wird, solange keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Unser Fazit
Die Einführung der E-Rechnung sollte nicht erst kurz vor Ablauf der Übergangsfristen erfolgen. Unternehmen sollten bereits heute prüfen, ob ihre Rechnungs- und Buchhaltungssoftware E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren kann.
Eine frühzeitige Umstellung schafft Rechtssicherheit und vermeidet unnötige Risiken. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Unternehmen bereits vorbereitet ist, lohnt sich eine strukturierte Prüfung der vorhandenen Prozesse.
Die Informationen auf dieser Seite dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung. Die steuerliche Beurteilung hängt stets vom konkreten Einzelfall ab.
Häufige Fragen
Fragen zum Thema
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF-Datei genügt dafür grundsätzlich nicht.
Müssen Unternehmen seit 2025 schon E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht besteht grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht zur Ausstellung wird über Übergangsfristen ab 2027 und 2028 erweitert.
Was sollten Unternehmen jetzt konkret prüfen?
Wichtig sind Rechnungssoftware, Eingangsprozess, Archivierung, Zuständigkeiten und die Abstimmung mit Buchhaltung und Steuerberatung. Die konkrete Umsetzung hängt vom Unternehmen ab.