Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format.
Bekannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Geeignete Buchhaltungsprogramme können sie auslesen und weiterverarbeiten. Genau darin liegt der Unterschied zur PDF: Die Daten sind nicht nur sichtbar, sondern maschinell verwertbar.
Eine als PDF per E-Mail versendete Rechnung erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung grundsätzlich nicht. Erforderlich ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Ab wann Unternehmen E-Rechnungen ausstellen müssen
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für nahezu alle Unternehmen.
Wer erst kurz vor Ablauf der Frist beginnt, riskiert technische Engpässe, ungeklärte Zuständigkeiten und Korrekturen in der Buchhaltung.
- 2025Empfang ist PflichtAlle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- 2027Ausstellung ab 800.000 €Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz stellen im B2B-Bereich E-Rechnungen aus.
- 2028Pflicht für nahezu alleDie Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich für nahezu alle Unternehmen.
Warum die E-Rechnung eingeführt wird
Mit der E-Rechnung sollen Geschäftsprozesse digitaler werden, Fehler seltener und Umsatzsteuerbetrug schwerer. Rechnungen lassen sich schneller verarbeiten, prüfen und archivieren.
Für Unternehmen ist das deshalb nicht nur eine technische Pflicht. Es betrifft Rechnungseingang, Ausgangsrechnung, Archivierung, Zahlungsprozess und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.
Was Sie jetzt prüfen sollten
Wer E-Rechnungen nicht empfangen oder verarbeiten kann, gerät im Alltag schnell unter Druck. Kritisch wird es, wenn Rechnungen zwar ankommen, aber nicht korrekt verarbeitet oder revisionssicher abgelegt werden.
- Rechnungssoftware auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
- Eingangsrechnungen und Archivierung digital organisieren
- Zuständigkeiten im Unternehmen festlegen
- Lieferanten und Kunden auf neue Abläufe vorbereiten
Praxisbeispiel
Praxisbeispiel: Die Rechnung ist da, das System nicht
Ein Handwerksbetrieb erhält im Februar 2027 von einem Lieferanten eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Weil das Unternehmen seine Systeme nicht rechtzeitig umgestellt hat, kann es die Rechnung weder sauber empfangen noch verarbeiten.
Bei einer späteren Betriebsprüfung kann das zu Problemen führen. Im schlimmsten Fall wird der Vorsteuerabzug versagt, solange keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Fazit
Die Umstellung auf die E-Rechnung sollte nicht erst kurz vor Ablauf der Übergangsfristen erfolgen. Prüfen Sie schon heute, ob Ihre Rechnungs- und Buchhaltungssoftware E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren kann.
In der digitalen Finanzbuchhaltung mit DATEV ist der Empfang von E-Rechnungen Teil des Ablaufs. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Unternehmen vorbereitet ist, sehen wir uns Ihre Prozesse gemeinsam an.
Fragen zum Thema
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF-Datei genügt dafür grundsätzlich nicht.
Müssen Unternehmen seit 2025 schon E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht besteht grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht zur Ausstellung wird über Übergangsfristen ab 2027 und 2028 erweitert.
Was sollten Unternehmen jetzt konkret prüfen?
Rechnungssoftware, Eingangsprozess, Archivierung, Zuständigkeiten und die Abstimmung mit Buchhaltung und Steuerberatung. Die konkrete Umsetzung hängt vom Unternehmen ab.
Die Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung. Die Beurteilung hängt vom Einzelfall ab.
Passende Leistung: Finanzbuchhaltung
